E-Rechnung für B2B-Umsätze verpflichtend ab 2025: Was ändert sich in Deutschland für den Rechnungsempfang im kommenden Jahr konkret?
Als Teil unserer Info-Blog-Serie zum Thema E-Rechnung werfen wir heute einen Blick auf den Begriff E-Rechnung und neue Verpflichtungen für die Empfängerseite.
Mit dem „Wachstumschancengesetz“, das im März durch den Bundesrat beschlossen wurde und somit ab 1. 1. 2025 in Kraft treten wird, verpflichtet die Bundesregierung ab dem neuen Jahr in Deutschland ansässige Unternehmen dazu, Leistungen zwischen Unternehmen als E-Rechnung auszustellen. Dabei definiert der Gesetzestext E-Rechnungen als Rechnungen, “die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen” werden und die elektronische Verarbeitung ermöglichen. Die ausgestellten Rechnungen sollen der EU Norm EN 16931 entsprechen, die etwa von bisher gängigen E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllt wird. Dabei sollte erwähnt werden, dass bei hybriden Rechnungsformaten (etwa ZUGFeRD) – anders als jetzt – der strukturierte Teil zukünftig der führende sein soll. Der strukturierte Datensatz wird also die steuerrelevante Komponente der Rechnung.
Im Gegensatz zur E-Rechnung steht in der neuen gesetzlichen Definition der Begriff der “sonstigen Rechnung”. Darunter fallen Papierrechnung, aber ab 2025 ebenso als PDF verschickte Rechnungen. Letztere fallen ab 2025 also nicht mehr in die Kategorie E-Rechnung.
Angesichts der bevorstehenden Umstellungen räumt das Gesetz Übergangsregelungen zwischen 2025 und 2027 ein. So bleiben Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die den neuen Anforderungen nicht mehr entsprechen (etwa PDF) bis Ende 2026 weiterhin erlaubt, bedürfen aber der Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 kommt als zusätzliche Auflage hinzu, dass das Unternehmen einen Jahresumsatz von max. 800 000 Euro aufweist, um von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen zu sein. Für diejenigen, die die Umsatzgrenze überschreiten, ist spätestens ab diesem Zeitpunkt die E-Rechnung verpflichtend.
Ab Januar 2028 kommt die E-Rechnung im B2B-Bereich dann für alle.
Unabhängig davon, wie rasch sich deutsche Unternehmen an die bevorstehende Umstellung anpassen, müssen inländische Rechnungsempfänger ab Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bisher war der Rechnungsversand im strukturierten elektronischen Format an die Zustimmung des Rechnungsempfängers angewiesen. Mit der neuen Regelung gilt vielmehr das Gegenteil: Die Zustimmung des Empfängers ist dann erforderlich, wenn elektronische Rechnungen nicht den neuen Vorgaben entsprechen, oder wenn es um Ausnahmefälle geht, die von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen sind (etwa Kleinbetragsrechnungen – sie können weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden (etwa in Papierform) – oder steuerfreie Umsätze, selbiges gilt für Fahrausweise).
Auch sind Gutschriften (also Rechnungsstellungen durch den Leistungsempfänger) weiterhin zulässig – wie auch derzeit verknüpft an eine vorherige Vereinbarung. Selbstverständlich sind Rechnungsstellungen durch Dritte weiterhin möglich.
Wie gesagt zielen die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen primär auf den innerdeutschen B2B-Bereich ab. Anders sieht die Regelung bei Rechnungen an Endverbraucher aus (B2C): Hier braucht es weiterhin die Zustimmung von Seiten des Rechnungsempfängers, wenn der Rechnungssteller die Rechnung im E-Rechnungsformat stellen möchte. Zu erwähnen ist auch, dass Unternehmen, die selbst steuerfreie Leistungen erbringen (etwa Ärzte), natürlich trotzdem von der neuen Regelung betroffen sind und in der Lage sein müssen, E-Rechnungen ab 2025 zu empfangen.
Für Unternehmen gilt es jetzt zu überlegen, welche Prozesse angepasst werden müssen und welche Projektschritte geplant und implementiert werden sollten, um den geänderten gesetzlichen Gegebenheiten zu entsprechen. Packt man die Umstellungen intern, oder mit Unterstützung durch externe Berater?
Wir sehen die kommenden Änderungen tatsächlich als Chance, und erleben mit unseren Kunden immer wieder, dass sich nach der Umstellung auf E-Rechnung Arbeitsabläufe einfacher und automatischer gestalten und sich ab einem gewissen Rechnungsvolumen – auch bei kleinen und mittleren Unternehmen – deutliche Zeit – und Kosteneinsparungen ergeben.
Im nächsten Teil der Blog-Serie soll es um alle relevanten Fragen rund um den Rechnungsversand gehen.
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