Elektronischer Rechnungseingang mit SmartPath®: empfangen, prüfen und korrekt übergeben
Der elektronische Rechnungseingang ist seit Inkrafttreten der E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) des Bundes fester Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung mit der öffentlichen Verwaltung – und mit dem Wachstumschancengesetz wird er Schritt für Schritt auch im B2B-Umfeld verbindlich. Mit der Anwendung SmartPath® von CapeVision empfangen Sie eingehende Rechnungen aus allen relevanten Kanälen, lassen jede Angabe gegen geltende Norm und Gesetz prüfen und übergeben das Ergebnis strukturiert an Ihr ERP- oder Buchungssystem – ohne Medienbruch und ohne manuelle Erfassung. So vermeiden Sie Fehler bei der Datenübertragung und sparen eine Menge Zeit.
Wir unterstützen Unternehmen, die regelmäßig ein hohes Volumen an elektronischen Eingangsrechnungen erhalten –- von öffentlichen Auftragnehmern bis zu Energieversorgern. Erfahren Sie mehr darüber, wie SmartPath® – die cloudbasierte Anwendung von CapeVision – die Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten in Ihr ERP- oder Buchungssystem effizient und rechtskonform ermöglicht.
Rechnungseingang mit SmartPath® als zentrale Datendrehscheibe
SmartPath® bündelt Ihren gesamten Rechnungseingang in einer cloudbasierten Konsolidierungsplattform. Die Anwendung agiert als Service-Layer zwischen Lieferanten und Ihrem ERP- oder Buchungssystem: Eingangsrechnungen werden über die vereinbarte Schnittstelle entgegengenommen, validiert und in das Zielformat Ihres Systems transformiert – etwa als IDoc für SAP. Eine eigene Oberfläche oder ein Login entfallen, denn die digitale Verarbeitung läuft dezent im Hintergrund. Auf den Servern werden nach erfolgreicher Übermittlung keine Rechnungsdaten vorgehalten – Ihre sensiblen Daten sind nur für Beteiligte abrufbar.
Vorteile des digitalen Rechnungseingangs für Ihre Verwaltung
Ein automatisierter Eingangs-Prozess entlastet die kaufmännische Verwaltung spürbar – fachlich, zeitlich und revisionsseitig:
- Rechtssicherheit durch konsequente Prüfung jeder eingehenden Datei gegen EN 16931, ERechV und Umsatzsteuergesetz
- Geringere Fehlerquote, weil jede Angabe – von Rechnungssteller und Empfänger über Umsatzsteuer bis zur Leistungsbeschreibung – schon im Eingangs-Prozess validiert wird
- Schnellere Durchlaufzeiten ohne manuelle Erfassung eingegangener Belege
- Skalierbarkeit vom mittelständischen Versorger bis zum Konzern mit hohem Volumen an Eingangsrechnungen
- Klare Zuständigkeiten: Freigaben und Buchung verbleiben in Ihrem firmeneigenen ERP, SmartPath® verantwortet ausschließlich Empfang, Prüfung, Transformation und Übermittlung
Digitaler Rechnungseingang: Pflicht durch Gesetz und Verordnung
Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die Europäische Union einen einheitlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber geschaffen. In Deutschland setzt die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes diese Norm in nationales Recht um: Lieferanten der Bundesverwaltung müssen ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seit dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format übermitteln – in der Regel als XRechnung via E-Mail, Peppol oder die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).
Mit dem Wachstumschancengesetz folgt die nächste Stufe: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 wird der digitale Versand zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Damit weitet der Gesetzgeber die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung deutlich über öffentliche Auftraggeber hinaus.
Für die formale Prüfung im elektronischen Rechnungseingang gelten zusätzlich die gesetzlichen Pflichtangaben – darunter die vollständige Angabe von Rechnungssteller und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung sowie der ausgewiesene Umsatzsteuer-Betrag. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung entfällt der Umsatzsteuer-Ausweis. SmartPath® prüft jede dieser Angaben automatisiert gegen die einschlägige Verordnung – inklusive der Vorgaben aus EN 16931 und GoBD.
Rechnungseingang-Software als unsichtbarer Service-Layer
Eine klassische Rechnungseingang-Software bringt Anwender mit einer Oberfläche, Rollen und internen Workflows in Berührung. SmartPath® ist anders konzipiert: Die Anwendung ist ein reiner Service-Layer zwischen Lieferant und ERP. Freigaben, Kontierung und Buchung bleiben in Ihrem bestehenden System – SmartPath® konzentriert sich beim Rechnungseingang auf vier Aufgaben:
E-Rechnung über alle Kanäle empfangen
Eingangsmanagement, Validierung, Verifikation, Transformation
Übergabe E-Rechnung an das ERP und/oder Buchungssystems des Rechnungsempfängers
Empfang:
Über eine direkte Schnittstelle, SmartInbox (E-Mail), das Peppol-Netzwerk oder das Web-Portal SmartWeb gehen elektronische Rechnungen ein. Dabei können Sie unterschiedliche Eingangskanäle und Partner-Setups abdecken – vom automatisierten Abruf bis zur standardisierten Weitergabe an die Verarbeitung. Das Ergebnis: ein konsistenter Startpunkt für Ihren Rechnungseingang, weniger manuelle Vorarbeit und ein deutlich geringeres Risiko für Medienbrüche.
Prüfung:
Jede eingehende Rechnung durchläuft eine Prüfung gemäß EN 16931, ERechV sowie Ihren individuellen Geschäftsregeln (z. B. Pflichtfelder, Bestellbezug). SmartPath® validiert dabei Struktur, Pflichtangaben und definierte Regeln automatisch und gibt bei Abweichungen klare Rückmeldungen, damit Fehler früh auffallen. So steigt die Qualität der Daten, Rückfragen lassen sich reduzieren und Sie erhöhen die Compliance-Sicherheit, bevor die Rechnung in nachgelagerte Systeme läuft.
Transformation:
Die Cloud-Anwendung wandelt jedes Rechnungsformat in das Zielformat Ihres Systems um – etwa IDoc, XML oder ein proprietäres ERP-Format. Die notwendigen Zuordnungen und Konvertierungen erfolgen automatisiert, sodass Ihr ERP oder Buchungssystem genau die Daten erhält, die es für die Weiterverarbeitung braucht. Gerade bei heterogenen Lieferantenformaten sorgt das für stabile Schnittstellen, weniger Sonderfälle und eine verlässliche, skalierbare Verarbeitung.
Übermittlung:
Der Service Layer am Rechnungseingang leitet die strukturierten Daten an Ihr Buchungs- oder Workflowsystem weiter – inklusive Originalrechnung, Rechnungsanhängen bzw. rechnungsbegleitenden Unterlagen und technischer Quittung. Übergaben werden bestätigt und dokumentiert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann welche Daten übertragen wurden und ob sie korrekt angekommen sind. Das schafft Transparenz, unterstützt Audit-Trails und gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit im laufenden Betrieb.
Der gesamte Eingangs-Durchlauf dauert meist nur wenige Minuten. So wird aus einer historisch papierlastigen Eingangs-Strecke ein durchgängig digitaler Prozess. Entlasten Sie Ihr Team und gewinnen Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft!
Eingehende Rechnungen aus jedem Kanal – ein Modul für jeden Geschäftspartner
Geschäftspartner arbeiten unterschiedlich. Während ein großer Konzern direkt über Peppol oder eine eigene Schnittstelle anbindet, schickt ein lokaler Handwerksbetrieb seine Rechnungsstellung weiterhin per E-Mail. Damit Ihr digitaler Rechnungseingang trotzdem in einer einheitlichen Strecke landet, bietet SmartPath® modulare Eingangs-Bausteine:
- SmartInbox – Empfang von E-Rechnungen per E-Mail, inklusive ZUGFeRD– und XRechnung-Anhängen.
- SmartGateway / Peppol – Anbindung an das Peppol-Netzwerk mit gesicherter Empfangsbestätigung; Hintergründe zur E-Rechnung per Peppol auf der Detailseite.
- SmartWeb – Web-Portal für Rechnungssteller ohne eigene E-Rechnungs-Schnittstelle; im Einsatz unter anderem beim Berliner Flughafen mit über 700 angebundenen Rechnungsstellern.
- SmartWeb – Web-Portal für Rechnungssteller ohne eigene E-Rechnungs-Schnittstelle; im Einsatz unter anderem beim Berliner Flughafen mit über 700 angebundenen Rechnungsstellern.
- SmartConvert – Format-Transformation in das jeweils benötigte Empfänger-Format.
- SmartCheck – zusätzliche inhaltliche Prüfung nach individuellen Kundenregeln.
- SmartConsumption – Übermittlung von Verbrauchsdaten (Zählerstände, Ableseergebnisse) für Energieversorger und Messdienstleister.
Branchen, die auf den digitalen Rechnungseingang von CapeVision setzen
Seit 2006 entwickelt die CapeVision GmbH aus Berlin Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung, sowohl für den elektronischen Rechnungseingang als auch den Rechnungsausgang. Wir bieten unsere effiziente E-Invoicing-Anwendung für Branchen mit hohen Eingangsvolumen und strengen regulatorischen Anforderungen:
- Wohnwirtschaft und Facility Management
- Energiewirtschaft und Messdienstleister
- Entsorgung
- Telekommunikation
- Flughäfen
Alles, was eine Lösung für den elektronischen Rechnungseingang bieten muss
Wer eingehende Rechnungen rechtssicher und automatisiert verarbeiten möchte, sollte bei der Auswahl einer Anwendung für den elektronischen Rechnungseingang auf einige zentrale Funktionen achten. Sie entscheiden darüber, ob der digitale Rechnungseingang stabil läuft, Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllt sind und Ihre kaufmännische Verwaltung wirklich entlastet wird:
Vollständige Format-Abdeckung
Die Anwendung sollte XRechnung, ZUGFeRD und weitere EN-16931-konforme Profile sicher einlesen, hybride PDF-Anhänge entpacken und auch nicht-konforme Eingänge erkennen, statt sie still zu verwerfen.
Offene Eingangskanäle
Ob Peppol-Access-Point, dediziertes Postfach, Web-Upload oder API-Zugriff: je breiter die Schnittstellenoptionen, desto leichter binden Sie jeden Lieferanten an, ohne dass Bestandsbeziehungen darunter leiden.
Regelbasierte Validierung
Über die reine Schema-Prüfung hinaus braucht es eine konfigurierbare Logik für Pflichtangaben nach § 14 UStG, Bestellbezug, Dubletten-Erkennung und Lieferantenstamm-Abgleich. Fehlerhafte Eingänge gehen mit klaren Rückmeldungen an den Absender zurück.
Mapping in das führende System
Daten gehören dorthin, wo Sie ohnehin buchen. Eine tragfähige Anwendung übersetzt strukturierte Eingangsdaten in das Format Ihres ERP, DMS oder Workflow-Systems – ob SAP, Microsoft Dynamics oder eine branchenspezifische Lösung.
Hosting in Deutschland
Feste Verfügbarkeiten, dokumentierte Reaktionszeiten und ein erreichbarer Support entscheiden im Tagesgeschäft darüber, ob die Anwendung trägt – gerade rund um Monatsabschlüsse und Stichtage.
SmartPath® deckt all diese Anforderungen ab und bleibt dabei dezent im Hintergrund: Empfang, Prüfung, Transformation und Übermittlung laufen automatisiert, während Freigaben, Kontierung und Buchung in Ihrem ERP- oder Buchungssystem verbleiben.
Implementierung: vom Quick-Scan-Workshop bis zum Produktivstart
Der Weg in einen automatisierten elektronischen Rechnungseingang verläuft in vier strukturierten Schritten:
1. Quick-Scan-Workshop
Wir klären gemeinsam, welche Rechnungsarten eingehen, welche Pflichtfelder Ihre Verwaltung benötigt, wie mit Fehlern umzugehen ist und wann eine Rechnung abgelehnt wird.
2. Einrichtung
Schnittstellen, Services und Teilnehmer werden einmalig konfiguriert.
3. Testphase
Auf einem separaten Test-Server prüfen wir alle Rechnungsarten: Storno, Gutschrift, Teilrechnung, Schlussrechnung und Abschlagszahlung – ohne produktive Buchungen aus steuerrechtlichen Gründen.
4. Produktivstart
Nach dem Go-Live läuft der digitale Eingangs-Prozess automatisch im Hintergrund.
Jetzt mit dem elektronischen Rechnungseingang starten
Sie möchten eingehende Rechnungen rechtskonform, automatisiert und ohne Medienbruch verarbeiten? Sprechen Sie mit den Expertinnen und Experten von CapeVision in einer unverbindlichen Beratung zu E-Rechnungen. Wir analysieren Ihren Status quo, ordnen Ihre Anforderungen für den elektronischen Rechnungseingang und -ausgang entlang von ERechV, EN 16931 und branchenspezifischen Anforderungen ein und entwerfen die passende SmartPath®-Konfiguration für Ihren Anwendungsfall.