Effiziente elektronische Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. Jenseits der gesetzlichen Regelungen bringt der Versand und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, in den gängigen Formaten wie beispielsweise ZUGFeRD auch weitere Vorteile mit sich. Der erste Vorteil liegt auf der Hand: Wenn Sie von Papier auf elektronische Rechnungsformate umsteigen, sparen Sie eine Menge Ressourcen, Papier, Druck- und Versandkosten. Ein weniger beachteter, aber dennoch entscheidender Vorteil ist der gegenüber Rechnungen als PDF. Digitalisierte Rechnungen im reinen PDF entsprechen nicht zwangsläufig den gängigen E-Rechnung-Formaten, da Sie die Daten nicht automatisch so strukturieren, dass sie vom E-Rechnungsempfänger ausgelesen werden können. Gängige und proprietäre E-Rechnungsformate weisen hingegen genau diese Strukturen auf und können somit direkt, bspw. vom Finanzamt, ausgelesen werden, während sie gleichzeitig auch als PDF angezeigt und gelesen werden können.

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Nur Formate, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen, gelten als E-Rechnung – einfache PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht.

Für den Versand elektronischer Rechnungen gelten Übergangsregelungen:

• Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 800.000 Euro (bezogen auf das Jahr 2026) verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die dann Rechnungen ausschließlich elektronisch übermitteln müssen.

Es ist ratsam, sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen und Fristen vertraut zu machen und die internen Prozesse rechtzeitig anzupassen, um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.

Rechnungsdaten jeglicher Formate gelangen automatisiert über einen vereinbarten und sicheren Transportweg zu uns, werden geprüft und individuell verarbeitet und über unterschiedliche Transportwege zugestellt. SmartPath® funktioniert dabei sowohl für den Versand als auch den Empfang von Daten.

Nein. Der Großteil der Daten, die über SmartPath® laufen, sind zwar Rechnungsdaten, aber SmartPath® funktioniert prinzipiell mit jeder Form von strukturierten Daten.

Nach Einrichtung aller benötigten Schnittstellen der benötigten Services testen wir den vereinbarten Prozess im Rechnungseingang oder -ausgang mit Beispieldaten. Die Umstellung auf das Produktivsystem wird nach Freigabe mit den Beteiligten abgestimmt.

Aufgrund der hohen Standardisierung dauert die Integration von SmartPath inklusive des Austauschs von Testdaten in der Regel nur wenige Projekttage. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie dazu individuell.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bringt gegenüber der Papierrechnung zahlreiche Vorteile mit sich: Unternehmen sparen Zeit und Kosten durch automatisierte Verarbeitung, vermeiden Medienbrüche und senken Fehlerquoten. Zudem wird der Empfang strukturierter Rechnungsdaten deutlich effizienter – gerade bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine standardisierte Weiterverarbeitung ermöglichen.
Dank cloudbasierter Technologie ist zudem auch keine aufwändige Installation und Wartung einer Rechnungsverarbeitungssoftware nötig

Bereits ab 500 Rechnungen pro Jahr im Ein- oder Ausgang lohnt sich SmartPath®, um Kosten, Zeit und Ressourcen zu sparen.

Wir verarbeiten im Ein- und Ausgang jegliches strukturiertes Datenformat, z. B. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS Billing etc. Auch individuelle, proprietäre Kundendatenformate sind möglich, sowie sämtliche Daten im IDOC-, XML-, JSON- oder EDI-Format. Zusätzlich bieten wir Optionen, PDF und sogar Papierrechnungen in strukturierte Daten zu verwandeln.

Das Stellen und Verarbeiten von E-Rechnungen mit SmartPath® unterliegt höchsten Sicherheitsstandards. Wir nutzen eine hochmoderne Rechenzentrumstechnologie eines erfahrenen deutschen Rechenzentrumsbetreibers, der uns dedizierte Kapazitäten in Dresden zur Verfügung stellt. Dabei setzen wir keinerlei Hyperscale-Technologien ein. Sämtliche SmartPath® Services sind konform mit der DSGVO und nach GoBD.

Für in Deutschland ansässige Unternehmen, gelten steuerliche Vorgaben aus dem UStG, ergänzt durch steuerliche Verwaltungsvorschriften und EU-Richtlinien nach Norm En16931. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit staatlichen Akteuren, öffentlichen Auftraggebern und im B2B ist die Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen wie der XRechnung oder ZUGFeRD inzwischen gesetzliche Pflicht. Wer diese Vorgaben erfüllt, profitiert von einer rechtssicheren, effizienten und modernen Rechnungsabwicklung. Mit SmartPath® von CapeVision haben Sie diesbezüglich eine zuverlässige SaaS-Lösung an Ihrer Seite.

Der Umstieg erfolgt in drei Schritten: Zunächst werden bestehende Prozesse analysiert, dann durch digitale Workflows ersetzt und schließlich die technische Anbindung umgesetzt. Wichtig ist, dass der Empfang und die Verarbeitung GoBD- und UStG-konform ablaufen.

Für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern ist der Wechsel seit 27. November 2020 eine gesetzliche Pflicht gemäß Bund und EU-Richtlinie. Bereits seit dem 1. Januar 2025 ist die Verarbeitung und der Empfang elektronischer Rechnungen im B2B Bereich Pflicht.

Als offene Konsolidierungsplattform im SaaS Modell (Software as a Service) kann SmartPath® mit jedem System kommunizieren, das eine Schnittstelle für den Datenaustausch bietet. Neben Standardlösungen wie für SAP bieten wir individuelle Lösungen für jedes System an. SmartPath® wird dabei nicht in Ihr System integriert, sondern läuft unabhängig und wartungsfrei für Sie.

Wir bieten eine faire Staffel, die sich nach dem Volumen der jährlich übertragenen Rechnungen sowie der genutzten Services richtet. So zahlen Sie nur für den Service, den Sie auch nutzen.

Gerne beraten wir Sie dazu  → Fordern Sie jetzt Ihr individuelles Angebot an.