Zwischen zwei Unternehmen läuft kaum ein Geschäft ohne Rechnung – und genau diese B2B-Rechnung verändert sich gerade grundlegend. Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die schrittweise E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Sie betrifft ausschließlich Geschäfte zwischen Unternehmen – Rechnungen an private Endverbraucher bleiben außen vor. Allein in Deutschland müssen rund 3,2 Millionen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse umstellen. Wer Rechnungen zwischen Unternehmen stellt oder empfangen muss, sollte die neuen Formate, Fristen und Vorgaben kennen. Dieser Ratgeber erklärt, was eine B2B-Rechnung heute ausmacht, ab wann welche Pflicht greift und wie die Umstellung gelingt.
Was ist eine B2B-Rechnung – und was ändert sich?
Eine B2B-Rechnung ist eine Rechnung zwischen zwei Unternehmen (Business-to-Business), im Unterschied zur Rechnung an private Endverbraucher (B2C). Lange galten Papier und das einfache PDF als Standard. Mit der elektronischen Rechnungsstellung ändert sich das grundlegend: Bei B2B-Umsätzen im Inland wird die E-Rechnung zum verpflichtenden Format.
Hintergrund ist die Digitalisierung des Rechnungswesens, die der Gesetzgeber europaweit vorantreibt. Ziel sind medienbruchfreie, digitale Prozesse, die die Verarbeitung beschleunigen und Fehlerquellen reduzieren. Entscheidend ist dabei eine Unterscheidung: Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Ein per E-Mail verschicktes PDF-Dokument gilt rechtlich weiterhin als „sonstige Rechnung“ – nicht als strukturierte elektronische Rechnung.
Wann gilt eine Rechnung als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ohne Medienbruch ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931 (auf Basis der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments). Nur Rechnungen, die diesen Vorgaben entsprechen, gelten als echte elektronische Rechnungen.
Gängige Formate, die der Norm entsprechen, sind zum Beispiel:
- XRechnung – ein reines XML-Format, das vor allem im Austausch mit Behörden zum Einsatz kommt. Mehr dazu im Beitrag zur XRechnung.
- ZUGFeRD – ein hybrides Format aus lesbarer PDF und eingebetteten strukturierten Daten, im B2B-Regelfall die pragmatische Wahl. Details zur ZUGFeRD-Rechnung haben wir separat zusammengefasst.
Für die Übermittlung gibt es mehrere mögliche Wege: per E-Mail, über direkte Anbindung oder über das standardisierte E-Rechnung-Peppol-Netzwerk. Der Übertragungsweg selbst ist gesetzlich nicht vorgeschrieben: Ob die Rechnung per E-Mail, über Portal, direkter Schnittstelle oder via Peppol beim Empfänger ankommt, ist für ihre Gültigkeit zweitrangig. Entscheidend ist allein, dass die übermittelten Rechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen, das der Norm EN 16931 entspricht – erst dann handelt es sich um eine gültige E-Rechnung zwischen zwei Unternehmen (B2B). Die Daten müssen maschinell auslesbar sein, damit das empfangende System sie weiterverarbeiten kann.
Fristen: Ab wann ist die B2B-Rechnung verpflichtend elektronisch?
Die Einführung der neuen Vorgaben zur B2B-Rechnung erfolgt gestaffelt. Dabei sind zwei Pflichten zu unterscheiden: der Empfang von E-Rechnungen einerseits und ihre Ausstellung und Übermittlung andererseits. „Ausstellen“ bedeutet, die Rechnung im strukturierten Format zu erzeugen; „Übermitteln“ das anschließende elektronische Versenden. Ausstellung und Übermittlung gehören zusammen und greifen jeweils zum selben Zeitpunkt. Diese Pflichten sollten Unternehmen kennen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Ausstellen und Übermitteln im neuen Format ist bereits erlaubt, aber noch nicht verpflichtend.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Umsätze aus dem Vorjahr (2026) 800.000 Euro übersteigen, müssen ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung der B2B-Rechnung gilt dann für alle übrigen inländischen Unternehmen – unabhängig von den Umsätzen.
Bis Ende 2026 bleiben Papier-Rechnungen im B2B zulässig. Kleinere Unternehmen dürfen unter bestimmten Bedingungen noch etwas länger sonstige Formate nutzen: Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, darf für 2027 ausgeführte B2B-Umsätze zum Beispiel weiterhin eine klassische Rechnung auf Papier verschicken oder – sofern der Empfänger zustimmt – eine einfache PDF-Rechnung nutzen. Welche Übergangsregelung im Einzelfall greift, hängt damit vor allem von Umsatz und Zeitpunkt ab. Die maßgeblichen Vorgaben dazu legt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) fest. Ein Blick auf die offiziellen Informationen des BMF und des Beschaffungsamts des BMI lohnt sich für die eigene Planung.
Ausnahmen: Wann weiterhin sonstige Rechnungen erlaubt sind
Nicht jede B2B-Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausgenommen sind unter anderem:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
- Fahrausweise,
- bestimmte von der Umsatzsteuer befreite Leistungen.
Auch Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die Pflicht. Kleinunternehmer müssen nach der Kleinunternehmerregelung keine E-Rechnung ausstellen, die Empfangspflicht gilt aber auch für sie. Da es hier auf den Einzelfall und die jeweiligen Umsätze ankommt, lohnt im Zweifel die Prüfung der eigenen Konstellation.
So gelingt die Umstellung auf die elektronische B2B-Rechnung
Mit der Umstellung sollten Unternehmen nicht bis kurz vor der jeweiligen Frist warten. Die technische Implementierung braucht Zeit, und auch offene Rechtsfragen lassen sich besser in Ruhe klären als unter Druck. Wer frühzeitig startet, ist hier klar im Vorteil. Die Umsetzung betrifft Technik und Prozesse zugleich. Entscheidend ist, dass die digitale Verarbeitung von der Annahme bis zur Übergabe an die Buchhaltung reibungslos läuft und die rechtlichen Vorgaben aus GoBD und DSGVO erfüllt.
Diese drei Schritte helfen Unternehmen dabei, ihre Prozesse auf die aktuellen Vorgaben umzustellen:
- Bestehende Abläufe in Rechnungseingang und Rechnungsausgang analysieren.
- Passende elektronische Formate und Übermittlungswege festlegen.
- Die Anbindung an das ERP- bzw. Buchungssystem umsetzen, sodass strukturierte Daten automatisch übernommen werden.
Bei der Übermittlung zählt dabei nicht nur der reine Datensatz: Originalrechnung, Anhänge und rechnungsbegleitende Unterlagen gehören als vollständiges Belegpaket dazu.
CapeVision: Partner für die digitale Rechnungsverarbeitung
CapeVision begleitet Unternehmen seit 20 Jahren bei der digitalen Rechnungsverarbeitung. Die cloudbasierte Anwendung SmartPath® nimmt elektronische B2B-Rechnungen über alle Kanäle entgegen, validiert und transformiert sie und stellt sie passend zu – inklusive Quittierung. Als systemunabhängige Datendrehscheibe fügt sie sich in bestehende ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics ein. In unseren FAQs erfahren Sie mehr zu unserer SaaS-Anwendung SmartPath®.
Ob im Rechnungseingang oder Rechnungsausgang: Die Verarbeitung läuft DSGVO- und GoBD-konform über deutsche Rechenzentren. Besonders Branchen wie Energiewirtschaft, Wohnwirtschaft, Ver- und Entsorgung, Facility Management und Messdienstleister profitieren von unseren strukturierten, automatisierten Abläufen.
Die frühzeitige Umstellung Ihrer B2B-Rechnung zahlt sich aus: weniger manueller Aufwand, weniger Fehler und ein klarer Vorsprung, bevor die nächste Frist greift. Suchen Sie Unterstützung bei Einführung und Umsetzung für die E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B)? Nutzen Sie unsere E-Rechnung-Beratung und profitieren Sie von CapeVision als erfahrenen Partner. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.