Was gilt ab August 2025 und was müssen Sie jetzt wissen?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend empfangbar. Das bedeutet: Alle Unternehmen – vom Großkonzern bis zur Solo-Selbstständigen – müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD anzunehmen und revisionssicher zu speichern.
Viele Selbstständige haben diese Neuerung im Trubel des Jahresbeginns übersehen. Doch spätestens jetzt, im August 2025, ist klar: Die Umstellung lässt sich nicht aufschieben. Wer sich noch nicht vorbereitet hat, sollte dringend handeln.
1. Was gilt seit Januar 2025?
Empfangspflicht:
Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. PDFs gelten seither nicht mehr als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn.
Übergangsregelungen bei der Ausstellung:
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF versendet werden.
Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen weiterhin Papierrechnungen verwenden. Für alle anderen Unternehmen gilt die Pflicht zur E-Rechnung.
Ab 2028 gilt die vollständige Ausstellungspflicht für alle – unabhängig von Umsatz oder Rechtsform.
2. Ausnahme: Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit.
Dennoch gilt: Auch Kleinunternehmer müssen seit Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher abzulegen.
Praktisch bedeutet das: Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, kann weiterhin Rechnungen als PDF oder Papier ausstellen, muss aber E-Rechnungen von Lieferanten oder Auftraggebern korrekt verarbeiten.
3. Technische Mindestanforderungen
Viele Solo-Selbstständige fragen sich, ob sie jetzt große Investitionen tätigen müssen. Die gute Nachricht: Nein – es braucht keine komplexe IT-Infrastruktur.
Empfang:
Eingehende E-Rechnungen erreichen Sie in der Regel per E-Mail oder über ein Portal. Zur Anzeige genügt bereits ein kostenloser Viewer, wie zum Beispiel der ELSTER-Viewer des Bundesfinanzministeriums.
Ausstellung (ab 2027/2028 relevant):
Wichtig ist, dass Rechnungen künftig in den vorgeschriebenen Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden können. Viele bestehende Buchhaltungslösungen werden diese Funktion bis dahin integriert haben. Auch spezialisierte Anbieter – wie wir bei CapeVision – entwickeln derzeit Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen und Solo-Selbstständiger zugeschnitten sind.
Archivierung:
Alle Rechnungen müssen GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung) gespeichert werden. Das bedeutet: manipulationssicher, nachvollziehbar und revisionsfähig. Eine revisionssichere Ablage kann sowohl mit bestehenden Tools als auch mit neuen, speziell entwickelten Lösungen umgesetzt werden.
4. Handlungsbedarf für Solo-Selbstständige
Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen empfangen können. Falls nicht: richten Sie sofort einen Viewer oder eine geeignete Lösung ein.
Wenn Sie Rechnungen ausstellen: Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Pflicht ab 2028 vor. Wer schon 2026/2027 umstellt, vermeidet späteren Druck.
Bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung: Beachten Sie, dass Sie zwar keine E-Rechnungen erstellen müssen, aber ab 2025 verpflichtet sind, diese empfangen und archivieren zu können.
Fazit
Die Übergangszeit läuft bereits. Seit Januar 2025 ist die Empfangspflicht für E-Rechnungen Realität, und bis 2028 müssen auch Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer ihre Rechnungen in strukturierter Form ausstellen können. Wer jetzt handelt, verschafft sich Sicherheit und spart später Zeit, Kosten und Stress.
Quellen: