Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsdaten in vollständig strukturierter, maschinenlesbarer Form. Sie ermöglicht eine durchgängige digitale Verarbeitung – ohne Medienbrüche und Interpretationsfehler oder der Notwendigkeit manueller Übertragungen. Weil Unternehmen, Behörden und internationale Partner unterschiedliche technische Vorgaben und Prozesse nutzen, haben sich mehrere E-Rechnungsformate etabliert.

Der Gesetzgeber definiert dabei klare Mindestanforderungen an Struktur, Datenqualität und Übertragungswege. Gleichzeitig erwarten Kunden und Lieferanten, dass Rechnungen reibungslos ausgetauscht und in ihren jeweiligen Systemen verarbeitet werden können. Für Unternehmen bedeutet das: Sie benötigen Lösungen, die die relevanten Formate zuverlässig unterstützen und sich flexibel in bestehende Abläufe integrieren.

Die wichtigsten E-Rechnung-Formate im Überblick

XRechnung

Die XRechnung gilt in Deutschland als verbindlicher Standard für die öffentliche Verwaltung. Vergabestellen und Behörden verlangen seit einigen Jahren, dass Rechnungen in diesem strukturierten XML-Format übermittelt werden. Das E-Rechnungsformat stellt sicher, dass alle Pflichtangaben vollständig enthalten sind und sich problemlos automatisiert prüfen lassen. Für Unternehmen, die Aufträge im öffentlichen Sektor ausführen, führt an der XRechnung daher kein Weg vorbei.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet ein klassisches PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Mitarbeiter und Verantwortliche erfassen die Rechnung wie gewohnt, während Systeme zur digitalen Rechnungsverarbeitung die inkludierten strukturierten Daten auslesen. Dieses hybride Format ist besonders im B2B-Umfeld verbreitet, weil es den Einstieg in die E-Rechnung erleichtert und sich gut für viele ERP-Systeme eignet.

Peppol

Peppol ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente. Unternehmen senden und empfangen Rechnungen via Peppol über standardisierte Profile wie Peppol-BIS. Das E-Rechnungsformat sorgt für eine hohe Interoperabilität über Ländergrenzen hinweg und spielt vor allem dort eine Rolle, wo Organisationen mit internationalen Partnern oder öffentlichen Stellen in Europa zusammenarbeiten.

Weitere elektronische Rechnungsformate und Standards

XML- und EDI-Rechnungen

Neben der XRechnung gibt es noch weitere elektronische Rechnungsformate, deren Daten in einer XML-Datei strukturiert vorliegen. Viele Unternehmen nutzen seit Jahren E-Rechnungen auf Basis von XML oder EDI. Diese E-Rechnung-Formate sind häufig tief in bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme eingebunden und bilden komplexe Datenstrukturen ab.

Branchen- oder länderspezifische Formate

In bestimmten Branchen oder Ländern haben sich eigene E-Rechnungsstandards entwickelt, etwa spezielle XML-Schemata oder portaleigene Formate. Sie dienen dazu, branchentypische Anforderungen abzubilden, zum Beispiel im internationalen Handel. Für Unternehmen entsteht dadurch zusätzlicher Aufwand, da unterschiedliche Spezifikationen parallel zu unterstützen sind.

Herausforderungen im Umgang mit unterschiedlichen E-Rechnungsformaten

Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, verschiedene E-Rechnungsformate parallel zu bearbeiten. Deshalb benötigen sie Lösungen wie SmartPath® von CapeVision, die ein effizientes Rechnungsmanagement ermöglichen, den technischen Ansprüchen gewachsen sind und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zuverlässig einhalten.

Folgende Herausforderungen gilt es zu bewältigen:

Viele Formate, viele Regeln: Jedes elektronische Rechnungsformat bringt eigene technische Spezifikationen, Validierungsregeln und Schnittstellenanforderungen mit sich.
Medienbrüche im Alltag: Daten werden aus Portalen heruntergeladen, in Systeme importiert oder manuell nachbearbeitet – das kostet Zeit und bindet Fachkräfte.
Manuelle Nacharbeit statt Automatisierung: Sind Korrekturen per Hand nötig, verzögert sich die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Dies bremst das gesamte Rechnungswesen aus.
Steigende Fehleranfälligkeit: Mit jedem zusätzlichen Format und Kanal wächst das Risiko für falsche Zuordnungen, fehlerhafte Konvertierungen und unvollständige Validierungen.
Folgen in der Finanzbuchhaltung: Fehler führen schnell zu Rückfragen, Mahnungen, Doppelarbeit und Verzögerungen im Zahlungsfluss.
Hoher Druck durch Compliance-Vorgaben: E-Rechnungen müssen revisionssicher, nachvollziehbar und über Jahre hinweg auffindbar bleiben – inklusive lückenloser Dokumentation der Verarbeitungsschritte.

Nur mit einem starken und zuverlässigen Partner an Ihrer Seite meistern Sie diese Herausforderungen und halten den strengen Anforderungen im Arbeitsalltag stand. SmartPath® von CapeVision ist eine Lösung für den automatisierten Empfang, Verarbeitung und Versand von E-Rechnungen, Gutschriften, Belegen, Storno und Korrekturen – inkl. zertifiziertem Peppol Access Point für die Übermittlung Ihrer Rechnungsdaten.

XRechnung vs. ZUGFeRD:

Welches E-Rechnungsformat ist besser?

Ob XRechnung oder ZUGFeRD besser geeignet ist, hängt stark vom Einsatzbereich ab. Die XRechnung folgt einem strikt strukturierten XML-Standard und wird vor allem von Behörden und öffentlichen Auftraggebern verlangt. Sie ist klar definiert, maschinenlesbar und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben im öffentlichen Sektor ohne zusätzliche Abstimmungen. Sie bietet zudem einen sehr hohen Automatisierungsgrad.

ZUGFeRD bietet dagegen mehr Flexibilität im Geschäftsalltag. Durch die Kombination aus PDF und eingebettetem XML lassen sich Rechnungen sowohl visuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten. Unternehmen, die ein „von menschlichen Augen“ gut lesbares Dokument bevorzugen und gleichzeitig strukturierte Daten nutzen möchten, profitieren von diesem hybriden Aufbau.

Ein „besseres“ Format gibt es daher nicht pauschal. Entscheidend ist, welchen Anforderungen Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten stellen. In vielen Fällen nutzen Unternehmen sogar beide Formate parallel – und setzen dabei auf Lösungen wie SmartPath® von CapeVision, das Formate automatisch erkennt, verarbeitet und im gewünschten Zielformat ausgibt.

Sie haben Fragen zu den verschiedenen elektronischen Rechnungsformaten? Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen unserer E-Rechnung-Beratung. Treten Sie direkt mit uns in Kontakt.

CapeVision: Eine Plattform für alle E-Rechnungsformate

SmartPath® von CapeVision bündelt die Verarbeitung sämtlicher relevanter E-Rechnungsformate auf einer zentralen Plattform für den Empfang und Versand. Dank unserer Software-as-a-Service-Lösung müssen Unternehmen nicht mehr mehrere Systeme parallel betreiben oder umständliche Konverter nutzen.

Alle Formate – von XRechnung über ZUGFeRD bis hin zu Peppol oder XML/EDI – lassen sich über eine gemeinsame Schnittstelle empfangen/versenden, erstellen und weiterverarbeiten. Das reduziert die Komplexität, erleichtert die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme und schafft klare, stabile Prozessabläufe.

Unsere Plattform für alle E-Rechnung-Formate ist darauf ausgelegt, hohe Datenmengen zuverlässig zu verarbeiten und Abläufe bei Bedarf zu automatisieren. So bleibt die Rechnungsverarbeitung auch bei steigendem Geschäftsbetrieb effizient, transparent und gesetzeskonform.

Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnungsformat

Was ist ein E-Rechnungsformat?

Ein E-Rechnungsformat legt fest, in welcher strukturierten, elektronischen Form eine Rechnung aufgebaut ist. Es definiert, welche Datenfelder enthalten sind, wie sie benannt werden und in welcher technischen Struktur sie übermittelt werden, sodass Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnung automatisch einlesen, prüfen und weiterverarbeiten können.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungsformate einsetzen. Für den Versand gilt eine Übergangsregelung: Ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle ansässigen Unternehmen. Mit der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) treibt die Europäische Kommission diese Umstellung voran. Ziel ist es, Steuerbetrug zu vermeiden, Transparenz zu erhöhen und den Datenaustausch zwischen Unternehmen sowie mit den Behörden zu vereinfachen.

Was ist kein E-Rechnungsformat?

Kein E-Rechnungsformat sind Rechnungen, die zwar elektronisch versendet werden, aber keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten. Dazu zählen zum Beispiel:

eine einfache PDF-Rechnung ohne eingebettete XML-Daten
ein Scan einer Papierrechnung (z. B. als PDF oder Bilddatei)
eine Rechnung, die nur im Text einer E-Mail steht

Solche Dokumente lassen sich nicht automatisiert nach dem E-Rechnungsstandard verarbeiten und gelten deshalb rechtlich nicht als E-Rechnung. ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML oder reine XML-Formate wie XRechnung zählen dagegen als E-Rechnungsformate.

Was bedeutet EN 16931?

Die Norm EN 16931 definiert den europäischen Kernstandard für elektronische Rechnungen und E-Rechnungsformate. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sind, damit sie europaweit interoperabel verarbeitet werden kann.

Wesentliche Punkte von EN 16931 sind unter anderem:

Einheitliches Datenmodell: Die EN 16931 legt fest, welche Informationen (z. B. Steuern, Beträge, Referenzen) verpflichtend oder optional sind.
Grundlage für nationale Formate: E-Rechnung-Formate wie die XRechnung basieren direkt auf EN 16931 und konkretisieren sie für einzelne Länder oder Verwaltungen.
Interoperabilität in Europa: Rechnungen sollen zwischen Unternehmen und Behörden in verschiedenen EU-Staaten sicher ausgetauscht und automatisiert verarbeitet werden können.
Rechtssicherheit: Durch die klare Definition der Inhalte unterstützt die Norm EN 16931 die Einhaltung steuerlicher und formaler Vorgaben im elektronischen Rechnungsverkehr.