E-Rechnung empfangen und versenden

E-Rechnung empfangen und versenden: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung der Buchhaltungs- und Verwaltungsprozesse in Deutschland. Sie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und eine verbesserte Prozessautomatisierung. Mit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen jedoch ihre Rechnungsstellung und den Empfang strukturierter elektronischer Formate anpassen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

 

Mit SmartPath steht eine Lösung bereit, die Unternehmen bei der Einführung, Umsetzung und Automatisierung dieser neuen Prozesse unterstützt – sowohl, um E-Rechnungen zu empfangen als auch, um E-Rechnungen zu versenden.

 

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Die neue Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt. Sie verpflichtet Unternehmen in Deutschland, Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs gelten künftig nicht mehr als zulässig. 

Die gültigen Formate (XML-basiert) müssen laut Vorgaben des Bundes maschinenlesbar sein, sodass sie eine automatisierte Verarbeitung, Prüfung und Archivierung in ERP- und Buchhaltungssystemen ermöglichen.

Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre Lösungen konform mit den gesetzlichen Anforderungen sind, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.

 

Strategische Planung der Einführung

Die Einführung von E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige strategische Planung. Unternehmen sollten ihre aktuellen Prozesse analysieren und identifizieren, welche Abteilungen und Systeme von der Umstellung betroffen sind. Dies ermöglicht eine frühzeitige Identifikation von Herausforderungen und die Entwicklung gezielter Maßnahmen zur Integration. Eine klare Roadmap mit festgelegten Meilensteinen erleichtert den Übergang und stellt sicher, dass die Einführung reibungslos verläuft.

 

E-Rechnungen empfangen: Voraussetzungen & Umsetzung

Ab 2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das umfasst den technischen Empfang, die Validierung der Daten und die Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme. Auch eine Ablehnung der Annahme durch den Rechnungsempfänger entbindet den Rechnungsaussteller nicht von der Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung.

Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt werden:

1. Empfangskanal einrichten: E-Rechnungen können über E-Mail, Upload-Portale oder das Peppol-Netzwerk eintreffen. Entscheidend ist, dass ein Empfang möglich ist und die Daten maschinenlesbar verarbeitet werden.
2. Validierung & Prüfung: Die empfangene Datei wird auf formale Richtigkeit, Umsatzsteuerangaben, IBAN, Steuernummer und Rechnungsnummer geprüft. Eine fehlerhafte Rechnung darf nicht verbucht werden.
3. Verarbeitung & Buchung: Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch im ERP- oder Buchhaltungssystem verbucht und an die zuständige Kostenstelle weitergeleitet.
4. Archivierung: Gemäß GoBD ist es erforderlich, dass elektronische Rechnungen unverändert und nachvollziehbar archiviert werden.

SmartPath® automatisiert diese Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung vollständig. Eingehende elektronische Rechnungen werden geprüft, validiert und direkt in bestehende Systeme integriert. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Prozess, der gesetzeskonform ist und gleichzeitig manuelle Arbeit reduziert.

E-Rechnungen verschicken: Rechtssicher & digital

Neben dem Empfang müssen bald auch ausgehende Rechnungen in einem strukturierten Format übermittelt werden. Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn sie maschinenlesbar ist und Unternehmen sie über ein zugelassenes Übermittlungsverfahren versenden – etwa über das Peppol-Netzwerk.

Was zu beachten ist, wenn Sie E-Rechnungen verschicken:

• Rechnungsformat: Nur strukturierte elektronische Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) sind zulässig und entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
• Übermittlung: Für einen sicheren und standardisierten Austausch lassen sich E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk, via E-Mail, über EDI oder ein anderes zugelassenes elektronisches Verfahren versenden.
• Dateninhalt: Alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG (Rechnungsnummer, Steuersatz, Leistungsdatum, Empfängerangaben) müssen enthalten und maschinenlesbar sein.
• Zustimmung des Empfängers: Ab 2025 entfällt die Zustimmungspflicht. E-Rechnungen dürfen also auch ohne vorherige Einwilligung versendet werden.
• Fehlerprüfung: Eine automatisierte Validierung vor Versand stellt sicher, dass die Datei der Norm EN 16931 entspricht.

SmartPath® unterstützt den gesamten Versandprozess. Unsere Lösung konvertiert jede Rechnung automatisch in das richtige XML-Format, prüft sie und übermittelt sie via Peppol, E-Mail oder weiteren Ausgangskanälen. Dadurch sind Fehler ausgeschlossen, die Rechnungsstellung beschleunigt sich erheblich und die Compliance ist gewährleistet.

So erfüllen Unternehmen ihre Pflichten nach dem Umsatzsteuer- und Handelsrecht schon frühzeitig und profitieren zugleich von schnelleren, transparenten Prozessen.

Mitarbeiter einbinden und schulen

Die Umstellung, E-Rechnungen empfangen und versenden zu können, betrifft nicht nur IT oder Buchhaltung, sondern kann bestehende Arbeitsabläufe erheblich verändern. Daher ist es essenziell, die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess einzubeziehen und sie umfassend zu schulen. Ein gut vorbereitetes Team sorgt für eine höhere Akzeptanz der neuen Prozesse und reduziert Fehlerquellen, die durch Unkenntnis entstehen könnten. Workshops und Schulungen helfen, das nötige Know-how zu vermitteln und Ängste vor der Umstellung abzubauen.

 

Interne Prozesse anpassen

Die Einführung von E-Rechnungen ist ein idealer Zeitpunkt, um bestehende Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse, das Lieferantenmanagement und die Kundenkommunikation sollten überprüft und, falls nötig, angepasst werden, um die neuen Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sorgt dafür, dass die neuen Prozesse langfristig effizient und anpassungsfähig bleiben.

 

Externe Partner und Netzwerke nutzen

Die Zusammenarbeit mit spezialisierten externen Partnern kann den Umstieg auf digitale Prozesse, um E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, erheblich erleichtern. Unsere Experten von CapeVision bieten eine umfassende E-Rechnung-Beratung, um Sie Schritt für Schritt bei der Einführung, Implementierung und Optimierung der digitalen Rechnungsprozesse zu unterstützen.

 

Als Ansprechpartner bringen wir umfassende Erfahrung im Bereich E-Rechnung, den damit verbundenen technischen Anforderungen und rechtlichen Regelungen mit. So können wir Unternehmen dabei helfen, typische Stolpersteine zu vermeiden und ihre Prozesse zu optimieren – und das bei allen Unternehmensgrößen, einschließlich Kleinunternehmern.

 

Vorteile, die sich auszahlen

Der Umstieg auf E-Rechnungen führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, einer geringeren Fehlerquote und einer verbesserten Transparenz in der Buchhaltung. Durch die Automatisierung der Prozesse werden Ressourcen freigesetzt, die in strategisch wichtige Unternehmensbereiche investiert werden können. Langfristig tragen die elektronischen Rechnungen zu einer verbesserten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bei.

Fazit

Die Einführung von E-Rechnungen ist ein bedeutender Schritt in die digitale Zukunft. E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, erfordert jedoch eine durchdachte Planung sowie umfassende Umsetzung. Unternehmen, die frühzeitig mit der Umstellung beginnen und alle rechtlichen und technischen Anforderungen berücksichtigen, werden langfristig profitieren.

Mit SmartPath® verfügen Unternehmen über eine leistungsstarke Lösung, die den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über Versand und Empfang bis hin zur automatisierten Verarbeitung und Archivierung abdeckt.

Lesen Sie hierzu auch das aktuelle BMF-Schreiben zur E-Rechnung