Was die ViDA-Reform für Unternehmen bedeutet
In der Europäischen Union wurde im März 2025 das Reformpaket „VAT in the Digital Age (ViDA)“ verabschiedet. Kernstück ist die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) sowie ein digitales Meldesystem, die schrittweise eingeführt werden. Ziel ist es, das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren, Steuerbetrug einzudämmen und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen zu senken.
Hintergrund: Warum eine digitale Mehrwertsteuer-Reform?
EU-weit entgehen den Staaten jährlich Milliarden an Mehrwertsteuer. Laut EU-Kommission betrug das Defizit 2020 rund 99 Mrd. €, wovon etwa ein Viertel auf Betrug im Binnenhandel zurückzuführen ist. Die ViDA-Initiative verfolgt daher zwei Hauptziele: Steuerhinterziehung durch digitale Meldepflichten bekämpfen und den Aufwand für Unternehmen verringern. Die EU erwartet daraus bis zu 18 Mrd. € zusätzliche Einnahmen und Einsparungen von über 4 Mrd. € pro Jahr.
Italien gilt als Erfolgsbeispiel: Seit der Einführung der verpflichtenden B2B-E-Rechnung 2019 sank der Steuerbetrug deutlich – der sogenannte VAT-Gap reduzierte sich 2021 um 12,7 Mrd. €.
ViDA-Paket im Überblick: Was ändert sich?
Die Reform umfasst drei Säulen:
- Digitale Berichterstattung auf Basis von E-Rechnungen,
- Neue Regeln für Online-Plattformen,
- Einheitliche MwSt-Registrierung (One-Stop-Shop).
Im Mittelpunkt stehen die verpflichtende E-Rechnung und Echtzeit-Meldung von Transaktionen.
Wichtige Änderungen:
- EU-weite E-Rechnungspflicht ab 1. Juli 2030: Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU sind nur noch strukturierte elektronische Rechnungen erlaubt. Umsatzdaten werden nahezu in Echtzeit an Behörden übermittelt.
- Nationale Vorreiterregelungen: Mitgliedstaaten dürfen früher starten. Deutschland macht zum 1. Januar 2025 die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Akzeptierte Formate sind z. B. XRechnung oder ZUGFeRD gemäß EN 16931.
- Strengere Formatvorgaben & kürzere Fristen: Ab 2030 müssen Rechnungen spätestens 10 Tage nach Leistung oder Zahlung erstellt werden.
- EU-weite Harmonisierung bis 2035: Nationale Systeme wie in Italien, Frankreich oder Deutschland müssen bis dahin an den EU-Standard angepasst sein.
Darüber hinaus werden digitale Plattformbetreiber stärker in die Umsatzsteuerpflicht einbezogen, und die Single VAT Registration wird ab 2027 ausgeweitet. Insgesamt markiert ViDA einen großen Schritt hin zu einer effizienteren und transparenteren Steuerlandschaft in Europa.
Auswirkungen auf Unternehmen und Handlungsempfehlungen
Für Unternehmen, besonders im Mittelstand, bedeutet ViDA einen tiefgreifenden Wandel: Rechnungs- und Buchhaltungssysteme müssen auf strukturierte Formate umgestellt, Schnittstellen eingerichtet und Mitarbeiter geschult werden. Entscheidend ist eine hohe Datenqualität, um fehlerfreie E-Rechnungen zu erstellen.
Die Umstellung bringt jedoch auch Vorteile: Digitale Workflows sind schneller, günstiger und weniger fehleranfällig. Sie beschleunigen Zahlungseingänge und reduzieren den bürokratischen Aufwand – vor allem für kleinere Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäften.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht und das digitale Meldesystem markieren einen Paradigmenwechsel. Was zunächst nach Mehraufwand klingt, wird langfristig zu mehr Effizienz, Kostensenkung und Steuergerechtigkeit führen. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse umstellen, sichern sich nicht nur rechtliche Konformität, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Wirtschaft.
Quellen:
Europäischer Rat (Ecofin) – ViDA angenommen: https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2025/03/11/taxation-council-adopts-vat-in-the-digital-age-package/
EU-Kommission – ViDA Q&A: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/qanda_22_7518
IHK München – ViDA Überblick: https://www.ihk-muenchen.de/ratgeber/steuern/umsatzsteuer/vat-in-the-digital-age/
Haufe – Einigung über ViDA-Paket (Zeitplan): https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/mehrwertsteuer-im-digitalen-zeitalter-einigung-ueber-vida-paket_168_635680.html
Foto von Guillaume Périgois auf Unsplash