Pflicht zur E-Rechnung: Was sich beim Rechnungsversand 2025 ändert
Das Wichtigste vorneweg: E-Rechnungen zu erzeugen, zu übermitteln und sicher zu
speichern, wird für in Deutschland ansässige Unternehmen, die im B2B Bereich
Rechnungen stellen, in den kommenden Jahren immer relevanter. Was bisher schon für
Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern galt, bekommt ab 2025 eine neue Tragweite und
bedeutet, dass auch vielen kleinen und mittleren deutschen Unternehmen eine Anpassung
ihres Rechnungsausgangssystems bevorsteht.
Im letzten Beitrag unserer Blog-Serie haben wir uns (neben Übergangsregelungen und
Ausnahmen, z.B. Kleinbetragsrechnungen) bereits mit der Frage befasst, wie im Rahmen
des ab 2025 in Kraft tretenden Wachstumschancengesetz und seinen umsatzsteuerlichen
Regelungen der Begriff E-Rechnung definiert wird. Als strukturierter, maschinenlesbarer
Datensatz ermöglichen E-Rechnungen die medienbruchfreie Erstellung, automatische
Verarbeitung und Übermittlung von Rechnungen. Gängige Formate wie ZUGFeRD und
XRechnung entsprechen den neuen gesetzlichen Anforderungen (EU Norm EN 16931),
PDF Dokumente und – klarerweise – bedrucktes Papier, hingegen nicht. Das EDI Verfahren
bleibt weiterhin zulässig, vorausgesetzt die erforderlichen Rechnungsdaten lassen sich im
Einklang mit EN 16931 auslesen.
Ab 2025 können Unternehmen E-Rechnungen auf freiwilliger Basis legen – bei
EU-regelkonformer Gestaltung sogar ohne der Zustimmung des Empfängers. Bevor die
allgemeine Pflicht zur E-Rechnung für den B2B Bereich 2028 in Kraft tritt, bleiben
traditionelle Papierrechnungen und PDF Dokumente erlaubt – bei Jahresumsätzen höher als 800 000 Euro gilt die Verpflichtung aber bereits ab 2027.
Ein Vergleich mit dem Status quo verdeutlicht, dass sich für die bevorstehenden
Veränderungen durchaus Potenziale erkennen lassen und sich der Rechnungsausgang mit
der E-Rechnung vereinfachen und effizienter gestalten wird.
Statt wie bisher Rechnungen zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden,
lassen sich auf dem Weg der E-Rechnung Ausgangsrechnungen über digitale Schnittstellen
automatisiert an E-Invoicing Lösungen übergeben. Dabei erfolgt die Aufbereitung und
Konversion der Daten in das gewünschte Zielformat automatisch, Daten werden auf
gesetzliche Anforderungen hin überprüft, außerdem werden Rechnungen revisionssicher
archiviert. Manuelle Rechnungsausgangsprozesse werden so eliminiert – ebenso typische
Fehlerquellen durch Medienbrüche wie etwa bei der Rechnungslegung per E-Mail
vermieden. Festzuhalten ist, dass auf diesem Wege Zeit und Kosten gespart werden, sich
interne Prozesse optimieren lassen und die Nachverfolgbarkeit und Transparenz für wichtige Stakeholder steigt.
Was die Übertragungskanäle betrifft, bieten in Deutschland und ganz Europa etablierte
Netzwerke wie Peppol nötige digitale Infrastruktur und sind deshalb gerade auch für
Unternehmen mit Handelspartnern im Ausland von Interesse. Vorteile des Netzwerkes, das
über akkreditierte Zugangspunkte benützt werden kann, sind, dass Sender und Empfänger
Daten aus verschiedenen Systemen exportieren und importieren können. Beide Seiten sind
über eine eigene Adresse (Participant ID) erreichbar. Durch die Standardisierung und
Automatisierung des Vorgangs bieten sich beim Massenversand, aber ebenso bei kleinen
Rechnungsvolumina große Vorteile.
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