Die elektronische Rechnung entwickelt sich in Europa von einer digitalen Option zu einer regulatorischen Selbstverständlichkeit. Spätestens 2026 wird deutlich: E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Geschäftsprozesse. Zahlreiche europäische Länder führen verbindliche Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch im B2B-Umfeld ein. Treiber dieser Entwicklung ist die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die den Mehrwertsteuerprozess europaweit vereinheitlichen und digitalisieren soll.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Rechnungsprozesse müssen strukturiert, maschinenlesbar und interoperabel sein – einfache PDF-Rechnungen reichen in vielen Fällen nicht mehr aus.
Warum 2026 ein Wendepunkt ist
In den vergangenen Jahren lag der Fokus der E-Rechnung häufig auf dem B2G-Bereich, also der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Ab 2026 verlagert sich dieser Fokus deutlich auf den B2B-Bereich. Mehrere EU-Mitgliedstaaten haben konkrete gesetzliche Vorgaben beschlossen, die den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen verpflichtend machen.
Diese nationalen Regelungen folgen zwar unterschiedlichen Umsetzungsmodellen, basieren jedoch auf gemeinsamen europäischen Grundlagen wie der Norm EN 16931 oder dem PEPPOL-Netzwerk. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, steuerliche Transparenz zu erhöhen und grenzüberschreitende Geschäftsprozesse zu vereinfachen.
Nationale Entwicklungen im Überblick
Belgien gehört zu den Vorreitern: Ab dem 1. Januar 2026 müssen belgische Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen im B2B-Bereich über PEPPOL austauschen. Papier- oder einfache PDF-Rechnungen erfüllen dann nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen.
Frankreich geht einen ähnlichen Weg. Ab September 2026 wird die E-Rechnung im B2B-Umfeld schrittweise verpflichtend eingeführt. Parallel dazu wird ein umfassendes E-Reporting etabliert, das zusätzliche Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt.
Auch Deutschland verschärft die Anforderungen. Nach der Einführung der Empfangspflicht elektronischer Rechnungen wird der Versand strukturierter E-Rechnungen im B2B-Umfeld schrittweise verpflichtend. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bilden dabei die technische Grundlage.
Diese Beispiele zeigen: Die E-Rechnung entwickelt sich europaweit zu einem Standardprozess – mit nationalen Besonderheiten, aber klarer gemeinsamer Richtung.
Was das für Unternehmen konkret bedeutet
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine regulatorische Pflicht, sondern ein struktureller Eingriff in bestehende Prozesse. Rechnungen müssen künftig:
- in einem strukturierten, normkonformen Format vorliegen
- automatisiert verarbeitet werden können
- über definierte technische Übertragungswege ausgetauscht werden
Damit rücken Themen wie Systemintegration, Datenqualität, Validierung und Archivierung stärker in den Fokus. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle oder teilautomatisierte Prozesse setzen, laufen Gefahr, regulatorische Anforderungen nicht zu erfüllen oder Effizienzpotenziale ungenutzt zu lassen.
Mehr als Pflicht: E-Rechnung als Digitalisierungstreiber
Richtig umgesetzt, ist die E-Rechnung weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Sie bildet die Grundlage für durchgängige, digitale Finanzprozesse – von der Rechnungsstellung über die Prüfung bis hin zur Buchung und Archivierung. Medienbrüche, manuelle Erfassungen und Fehlerquellen lassen sich deutlich reduzieren.
Gleichzeitig schafft die Standardisierung die Voraussetzung für skalierbare Geschäftsmodelle und internationale Zusammenarbeit. Unternehmen, die frühzeitig auf strukturierte Rechnungsprozesse setzen, gewinnen Transparenz, Geschwindigkeit und Zukunftssicherheit.
Fazit
2026 markiert einen entscheidenden Schritt in der europäischen Digitalisierung des Rechnungswesens. Die E-Rechnung wird zum verbindlichen Standard im B2B-Umfeld und stellt Unternehmen vor neue organisatorische und technische Anforderungen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, schafft nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern legt auch den Grundstein für effizientere und resilientere Finanzprozesse.
Quellen:
EU Digital Building Blocks – eInvoicing
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108637/eInvoicing
VAT in the Digital Age (ViDA) – Überblick
https://en.wikipedia.org/wiki/VAT_in_the_Digital_Age
Belgien: E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2026
https://edicomgroup.de/blog/belgien-die-erechnung-zwischen-unternehmen-b2b-zur-pflicht
E-Invoicing in Europa – Überblick zu nationalen Regelungen
https://www.fiskaly.com/de/blog/mandate-zur-e-rechnung-in-europa-2026
Deutschland: E-Rechnung – Fragen und Antworten
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html