Digitale Lösungen im Rechnungswesen und elektronische Rechnungen vereinfachen interne Prozesse, führen zu Kosteneinsparungen und vermeiden Fehlerquellen. Dass sie sich in Europa immer weiter etablieren, geschieht auch vor dem Hintergrund, dass die europäische Politik Steuerbetrug bekämpfen möchte. Fakt ist, dass immer mehr nationale Regierungen bereits heute oder in den kommenden Jahren E-Rechnungen im B2B-Bereich als Standard festlegen bzw. festlegen werden – dabei herrschen aber eine Vielzahl an unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen und technischen Anforderungen, verteilt über den Kontinent, vor.
Belgien
Nach der flächendeckenden Verpflichtung zur E-Rechnungslegung zwischen Dienstleistern und öffentlichen Behörden (B2G, in Kraft seit Oktober 2023), plant Belgien die schrittweise Ausweitung auf B2B ab 2026, also den Versand von E-Rechnungen für Leistungen zwischen Unternehmen. Letztere sollten bis dahin ihre Fähigkeiten für den Empfang und Versand strukturierter, maschinenlesbarer Rechnungen angepasst haben. Belgien plant mit dem Peppol-Netzwerk als Grundlage für seine Regelungen, das bereits im B2G-Umfeld weit verbreitet ist (Zugang über die öffentliche Hermes-Plattform oder zertifizierte Dienstleister).
Frankreich
Frankreich, das ebenfalls bereits E-Rechnungen für B2G vorschreibt, wird die E-Rechnung für B2B Beziehungen bis zum vierten Quartal 2026 vorschreiben. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten alle französischen Firmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können – große und mittlere müssen auch in der Lage sein, diese zu verschicken. Kleine und Kleinstunternehmen wird dieser Punkt erst ab 2027 betreffen.
Italien
Italien ist Vorreiter, wenn es um gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung geht. Im B2G Bereich gilt die Verpflichtung zum Ausstellen von elektronischen Rechnungen bereits seit rund einem Jahrzehnt. Auch für B2B und B2C gehen die Italiener im europäischen Vergleich vorneweg: Seit Januar 2019 gilt die Verpflichtung sowohl im Rechnungsversand als auch beim Empfang, wobei die bisherige Ausnahme für Kleinstunternehmer mit Umsätzen unter 25 000 Euro mit Jahresbeginn 2024 weggefallen ist.
Polen
Polen hat den ursprünglichen Plan, verpflichtende E-Rechnungslegung für Unternehmen mit Umsätzen über 200 000 PLN von 2024 auf Februar 2026 verschoben – alle übrigen Unternehmen sollten ihre internen Prozesse ebenfalls bis dahin umstellen, denn für sie gilt die Verpflichtung ab April 2026. Das nationale E-Invoicing System KSeF wird damit zur zentralen Plattform zum Stellen von E-Rechnungen (optional kann es bereits ab 2022 genutzt werden). Als Rechnungsformat wurde von der polnischen Regierung XML festgelegt.
Rumänien
In Rumänien ist der Empfang von Papierrechnungen seit Juli 2024 nicht mehr erlaubt. Damit endete eine Übergangsfrist, die mit Jahresbeginn anlief. B2B Rechnungen (für in Rumänien ansässige Unternehmen) werden über die nationale Plattform RO-e-Factura gemeldet. Nachdem Rechnungen auf dem Portal auf ihr Format hin validiert wurden, können sie vom Empfänger verwendet werden.
Spanien
Spanien befindet sich noch im Ausarbeitungsprozess für eine Regelung, die ab Anfang 2025 große Unternehmen (8 Millionen Jahresumsatz) und in den Folgemonaten, mit Übergangsfristen, auch kleine und mittlere Unternehmen betreffen würde. Die E-Rechnungslegung für B2B Beziehungen erfolgt also bislang noch auf freiwilliger Basis. Hierzu wurde die Plattform FACeB2B aufgesetzt – sie dient als allgemeiner Einstiegspunkt. Erfahrung mit elektronischen Rechnungen im B2G-Sektor weist Spanien für Transaktionen,
Fazit
Das Thema E-Rechnung bleibt also aktuell und wird uns in den nächsten Jahren weiter begleiten. Das gilt für Europa und natürlich auch für Deutschland: Mit 2025 steht die erste Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B fest. Auf dem Weg zu einem zukunftssicheren Rechnungsaustausch begleiten wir Sie dabei gerne!