Die FBB nutz eine Multichannel-Strategie für den elektronischen Rechnungsaustausch
Details
Unternehmen: Flughafen Berlin Brandenburg GmbH
Industrie: Luftfahrt
Website: https://corporate.berlin-airport.de
Die Flughafengesellschaft betreibt den Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt (BER) mit den Terminals 1 und 2. Berlin ist nach Frankfurt und München der drittgrößte Flughafenstandort in Deutschland. Im Jahr 2024 nutzten 25,5 Millionen Passagiere den BER.
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Steigerung Geschwindigkeit Verarbeitung
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Geschäftspartner angebunden
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Integration automatisierter Prozesse
Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit
Durch die Implementierung der SaaS-Lösung SmartPath® konnte die Verarbeitungsgeschwindigkeit signifikant gesteigert werden. Belege werden anhand festgelegter Regeln automatisiert validiert und in das Buchungssystem überführt. Dies führt zu einer effektiven Reduzierung der Bearbeitungszeit um 50 % beim Anteil der E-Rechnungen.
Anbindung von Geschäftspartnern
33 % unserer aktiven Geschäftspartner wurden erfolgreich an das System angebunden. Dies entspricht einer direkten Vernetzung von 539 Lieferanten mit dem digitalen System CapeVision. Mit SmartPath® wird sichergestellt, dass der Rechnungsaustausch effizient und sicher über verschiedene digitale Kanäle und Formate erfolgt.
Integration automatisierter Prozesse
83 % unserer E-Rechnungen werden über CapeVision verarbeitet. Insgesamt wurden im Geschäftsjahr 2024 48 % aller eingehender Rechnungen als E-Rechnung erfasst und verarbeitet. Durch diesen hohen Digitalisierungsgrad konnten bereits 10 % unserer Vorgänge vollständig automatisiert im 3-Way-Match und ohne zusätzliche Sichtkontrolle gebucht werden. Dies reduziert manuelle Aufwände erheblich, beschleunigt interne Prozesse und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gemäß § 14 UStG sicher.
Seit dem 27.11.2020 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen im Format XRechnung zu stellen. Die FBB suchte eine Lösung, um sämtliche Eingangsrechnungen aller Geschäftspartner zu erfassen und effizient weiterzuverarbeiten. SmartPath® wurde implementiert, um diese Herausforderung mühelos zu meistern und eine gesetzeskonforme Abwicklung zu gewährleisten.
Unsere Lösung für eine Multichannel-Strategie
SmartPath® sammelt alle Rechnungen über verschiedene Kanäle ein, transformiert sie in das gewünschte Format und übermittelt sie automatisch an das Buchungssystem der FBB. Status- und Verarbeitungsmeldungen werden automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet. Durch die Nutzung einer reinen Cloud-Lösung ist keine Installation zusätzlicher Software erforderlich.
E-Rechnung über alle Kanäle empfangen
Eingangsmanagement, Validierung, Verifikation, Transformation
Übergabe E-Rechnung an das ERP und/oder Buchungssystems des Rechnungsempfängers
Mittels einer Marktrecherche ist die FBB auf die CapeVision aufmerksam geworden.
Unsere Lösung hat überzeugt, da es dem Kunden ein Tool für die unterschiedlichen Anforderungen der Eingangsrechnungen aus einer Hand bietet, das durch die einzelnen Module und Optionen nochmals individuell an die Bedürfnisse angepasst werden kann.
Das umfassende Wissen sowie die mehr als 15 Jahre andauernde Erfahrung in diesem Bereich, gepaart mit Flexibilität und bei Bedarf schnell reagieren zu können, machen das Preis-Leistungs-Verhältnis zu einem attraktiven Angebot → kontinuierliche Verbesserung und Schnittstellenanpassung inklusive (z.B. Format -Updates, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen)
SmartPath® bietet verschiedene Module zur spezifischen Prozessoptimierung
- SmartInvoice: Der Service dient zum Austausch von elektronischen Rechnungen, Gutschriften, Storno und ggf. Abschlägen und/oder Abschlagsplänen. Dabei erfolgt immer eine kombinierte Übermittlung von Dokument und strukturiertem Datensatz. Die Rechnungen durchlaufen immer automatisch inhaltliche und prozessuale Prüfungen.
- SmartConvert: Mit SmartConvert werden Rechnungen in elektronischen Standardformaten erzeugt; z.B. Rechnungen im Format ZUGFeRD, XRechnung oder EDI/EDIFACT.
- SmartInbox: Dieser Service dient dabei, elektronische Rechnungen in der Masse in den Standardformaten ZUGFeRD und XRechnung automatisch per E-Mail zu empfangen und Sie entsprechend der Absprachen dem Workflow zuzuführen.
- SmartWeb ist ein Portal zur Einlieferung von Rechnungen, auf dem der Versender die Rechnung als PDF-Datei hochladen und die Rechnungsdaten manuell erfassen kann. Daraus wird ein gewünschtes elektronisches Format erstellt und dem Empfänger weitergeleitet. Mit Hilfe dem Dashboard kann der Versender den Status der Rechnung einsehen.
- SmartPeppol: Als offizieller zertifizierter Peppol Access Point ist, CapeVision berechtigt über das Peppol Netzwerk Rechnungen zu empfangen.
Statement zur digitalen Transformation
„Für den Empfang von XRechnung haben wir SmartPath® ausgewählt, um unseren Lieferanten flexible Möglichkeiten zur Rechnungsstellung zur Verfügung zu stellen, welche gleichzeitig eine effiziente und kostengünstige Lösung ist.
SmartPath® bildet somit eine optimale und gesetzeskonforme Lösung für den Austausch von elektronischen Rechnungen mit unseren Geschäftspartnern.“
Nancy Soßna
Flughafen Berlin-Brandenburg GmbH| Leiterin Kreditoren-/Anlagenbuchhaltung Finanzen
Ergänzende Analyse und Zukunftsausblick
Die verstärkte Nutzung digitaler Lösungen hat bereits signifikante Effizienzsteigerungen bewirkt. Die steigende Automatisierung verringert nicht nur Kosten und Bearbeitungszeiten, sondern ermöglicht auch eine höhere Prozesssicherheit und Nachverfolgbarkeit.
Mit der weiteren Optimierung digitaler Systeme erwarten wir künftig eine noch höhere Automatisierungsquote, zusätzliche Einsparungen und eine weitergehende Integration von Geschäftspartnern in unsere digitalen Abläufe.
Automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow