Ihre individuelle E-Rechnungs-Lösung mit SmartPath®
Die zukunftssichere SaaS-Plattform für den elektronischen Rechnungsaustausch
Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung anpassen. Ab Januar 2025 sind sie verpflichtet, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten – einfache PDFs genügen nicht. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Frühzeitiges Handeln ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. SmartPath® bietet Ihnen eine individuelle E-Rechnungs-Lösung, die alle gängigen Formate und proprietäre eigene Formate abdeckt.
SmartPath® bietet als cloudbasierte Lösung den entscheidenden Vorteil:
Alle Prozesse rund um den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen werden digitalisiert, automatisiert und gesetzeskonform gestaltet – unabhängig von der bestehenden IT-Infrastruktur und ERP-Systemen. So unterstützt SmartPath® Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht und effizient umzusetzen. SmartPath® ist eine skalierbare Plattform, die alle relevanten Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EDI unterstützt. Sie bietet zudem individuell entwickelte Schnittstellen für maximale Kompatibilität und übernimmt aktualisierte Stammdaten Ihrer Systeme selbstständig, um Prozesse ohne manuelle Eingriffe zu gewährleisten.
Die Module von SmartPath® im Überblick
SmartPath® besteht aus mehreren Modulen, die zusammen eine ganzheitliche Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch bilden.
Alle Module wurden so entwickelt, dass sie gezielt auf die Herausforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation und der neuen gesetzlichen E-Rechnungspflichten eingehen und sowohl den Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang abdecken.
SmartInvoice
SmartInvoice ist das Kernmodul für den rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen. Im Ausgang erstellt es E-Rechnungen nach geltenden Standards, im Eingang verarbeitet es empfangene Rechnungen automatisch und integriert sie nahtlos in Ihre ERP-, Buchungs- oder Workflowsystem.
SmartConsumption
Mit Hilfe des Services SmartConsumption können Verbrauchsdaten und –mengen übermittelt werden. Dies kann als Bestandteil des SmartInvoice, also mit der Übertragung von Rechnungen erfolgen oder als separater Prozess. Auch die Übermittlung von Ableseergebnissen und Zählerständen oder anderen Verbrauchsmengen (z.B. Gesprächsminuten bei Telefonie) ist mit SmartConsumption möglich.
SmartConvert
SmartConvert stellt sicher, dass Rechnungen automatisch in das gesetzlich geforderte Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung oder EDI) transformiert werden. Dadurch können Unternehmen ihre Rechnungen problemlos versenden oder empfangen – unabhängig von den eingesetzten ERP-Systemen der Geschäftspartner. Das reduziert Kompatibilitätsprobleme, vereinfacht die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Partnern und gewährleistet jederzeit die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
SmartInbox
SmartInbox dient unseren Kunden dabei, elektronische Rechnungen in den Standardformaten ZUGFeRD und XRechnung per E-Mail zu empfangen. Die Rechnungen werden dabei automatisiert ausgelesen, verarbeitet und in das Format des Rechnungsempfängers transformiert und ohne weiteren Aufwand in das ERP, Buchungs- oder Workflowsystem des Rechnungsempfängers transportiert.
SmartMail
SmartMail übernimmt den automatisierten Versand elektronischer Rechnungen und unterstützt dabei verschiedene Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Für Unternehmen, die nationale und internationale Partner bedienen, ist SmartGateway mit Peppol-Zugang ein entscheidendes Modul, das die Anbindung an Access-Points des Peppol-Netzwerks und somit öffentliche Plattformen sicherstellt.
SmartGateway|Peppol
Mit SmartGateway werden Daten und Dokumente mit Teilnehmern anderer Plattformen ausgetauscht, ohne diese direkt anbinden zu müssen. Und als offizieller Peppol-Access-Point kann SmartGateway insbesondere auch dazu genutzt werden, öffentliche elektronische Dokumente wie XRechnung zu versenden oder zu empfangen.
SmartSign|Verify
SmartSign sorgt im Versandprozess unserer E-Rechnungs-Lösung für die qualifizierte digitale Signatur, die die rechtliche Sicherheit und Integrität Ihrer elektronischen Rechnungen gewährleistet.
Gleichzeitig prüft SmartVerify im Empfang automatisch die Authentizität und Unveränderbarkeit eingehender Signaturen. So stellen Sie sicher, dass nur geprüfte und vertrauenswürdige Dokumente weiterverarbeitet werden – ein entscheidender Vorteil für eine revisionssichere und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung.
SmartWeb
SmartWeb ist das praktische Portal für die Einlieferung von Rechnungen: Versender können PDF-Rechnungen einfach hochladen und die Daten manuell erfassen. Das System prüft die Eingaben, wandelt sie in das benötigte Format des Empfängers um. Anschließend werden diese übersichtlich in einem Dashboard abgebildet und deren Versandstatus angezeigt. So behalten Versender ihren gesamten Rechnungsverlauf im Blick. Besonders geeignet ist SmartWeb für Unternehmen, deren Lieferanten keine eigene E-Rechnungs-Schnittstelle besitzen und daher keine elektronischen Rechnungen erzeugen können.
SmartServices Plus
SmartServices Plus bündelt mit SmartCheck, SmartPrint, SmartArchive und SmartScan wichtige Zusatzfunktionen.
Diese Module erweitern SmartPath® um zusätzliche Prüfungen, PDF-Erstellung, revisionssichere Archivierung und die intelligente Verarbeitung gescannter Dokumente. So wird der elektronische Rechnungsworkflow noch robuster und flexibler.
Weitere Services
Zusätzlich zur standardmäßigen, rechtlichen Validierung der Daten überprüft SmartCheck empfangene Rechnungen auf Konsistenz und inhaltliche Korrektheit. Grundlage dafür sind individuell definierbare Regeln, die Sie selbst festlegen können.
SmartPrint erzeugt im Auftrag des Versenders von Daten ein PDF-Dokument als optisches Abbild des Datenstroms.
Mit SmartArchive können Sie die revisionssichere Archivierung aller Dokumente für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist als Option buchen. Der Zugriff erfolgt über eine sichere Web-Schnittstelle
Mittels SmartScan werden aus dem vom Versender gesendeten optischen Dokument die Inhaltsdaten in strukturierter Form extrahiert und dem Empfänger in Ihrem gewünschten elektronischen Rechnungsformat zur Verfügung gestellt. Somit werden gescannte Dokumente digital nutzbar gemacht.
Individuelle Beratung zu den Modulen
Alle Module werden selbstverständlich individuell mit Ihnen abgestimmt. SmartInvoice ist das Basismodul Ihrer E-Rechnungs-Lösung und immer Bestandteil von SmartPath®. Alle weiteren Funktionen sind je nach Bedarf und Rechnungsvolumen flexibel zubuchbar.
Lassen Sie sich von uns beraten und finden Sie heraus, welche Kombination optimal für Ihr Unternehmen ist. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch über unsere E-Rechnungs-Beratung, um Ihre Anforderungen zu analysieren und passgenaue Lösungen zu erhalten.
Effizienter Rechnungsausgang mit SmartPath®
Rechnungsteller
Validierung, Transformation, Versand, Quittierung
Versand E-Rechnung über verschiedene Kanäle frei wählbar
Im Rechnungsausgang bildet SmartPath® die perfekte Grundlage, um die ab 2027 geltenden Versandpflichten zuverlässig einzuhalten. Über SmartInvoice werden Rechnungen im gesetzlich geforderten strukturierten Format erstellt und über SmartMail, SmartGateway oder Peppol versendet. Auch ist es möglich, direkt an die Schnittstellen mit Ihren Rechnungsempfängern einzurichten. Die Einhaltung aller Vorschriften wird standardmäßig überprüft und SmartSign sorgt anschließend für rechtssichere digitale Signaturen. Ihr ERP-System liefert die Rechnungsdaten an SmartPath®, das diese validiert, transformiert und über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Peppol oder Roamingnetze an die Empfänger überträgt.
Damit passt sich SmartPath® flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an – egal, ob Sie wenige Rechnungen pro Monat oder ein hohes Transaktionsvolumen verarbeiten. Als umfassende E-Rechnungs-Lösung unterstützt SmartPath® Sie dabei, alle gesetzlichen Anforderungen für den Rechnungsausgang effizient zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.
Automatisierter Rechnungsempfang mit SmartPath®
E-Rechnung über alle Kanäle empfangen
Eingangsmanagement, Validierung, Verifikation, Transformation
Übergabe E-Rechnung an das ERP und/oder Buchungssystems des Rechnungsempfängers
Für den Rechnungseingang, der ab 2025 verpflichtend wird, automatisiert SmartPath® den gesamten Prozess. SmartInbox empfängt eingehende E-Rechnungen per E-Mail, während SmartWeb für manuelle Uploads von Lieferanten ohne elektronische Schnittstellen genutzt wird. SmartVerify stellt sicher, dass nur authentische Dokumente verarbeitet werden, und SmartConsumption integriert Verbrauchsdaten direkt in die Buchhaltung.
Alle empfangenen Rechnungen werden automatisiert geprüft, bevor sie ins ERP-System gelangen, und SmartScan macht auch gescannte PDFs maschinenlesbar. Eingehende Rechnungen werden via direkter Schnittstelle, E-Mail, SmartWeb oder Peppol an SmartPath® übergeben, das sie validiert, transformiert und die Daten automatisiert in das gewünschte Zielformat umwandelt – Anschließend werden Sie dem Empfänger über einen sicheren Weg (z.B. Webservice, SFTP) ins ERP, Buchungs- oder Workflowtool weitergeleitet. So bleibt Ihre Buchhaltung gesetzeskonform und effizient.
Als zentrale E-Rechnungs-Lösung bietet SmartPath® die nötige Flexibilität, um sowohl den Rechnungseingang als auch den -ausgang effizient zu steuern. Es passt sich Ihren Prozessen und Volumina an und schafft eine sichere Basis für eine digitale und zukunftssichere Rechnungsverarbeitung.
Individuelle Bedarfe und Beratung
Vor dem Produktivstart prüft SmartPath® alle für Ihre Bedürfnisse benötigten Rechnungsarten in einer unabhängigen Testumgebung, sodass fehlerfreie Abläufe garantiert sind. Unternehmen können je nach Bedarf und Rechnungsvolumen Module flexibel hinzubuchen. Flexible Preismodelle ermöglichen eine zielgenaue Skalierung der E-Rechnungs-Lösung SmartPath®. So zahlen Sie auch nur nach Ihrem individuellen Bedarf. Deshalb bieten wir Ihnen eine unverbindliche E-Rechnung-Beratung an, um gemeinsam die passende Konfiguration zu entwickeln. Falls Sie Ihre Bedarfe erst ermitteln müssen, bieten wir zusätzlich noch einen Quick Scan an. Durch die Analyse des digitalen Reifegrads Ihres Rechnungsworkflows liefert dieser eine fundierte Bedarfsanalyse für Ihr Unternehmen.
Cloudbasierte SaaS-Lösung – flexibel, individuell und sicher!
SmartPath® ist keine klassische Software für E-Rechnungen, die lokal installiert werden muss, sondern eine vollständig cloudbasierte SaaS-Lösung (Software-as-a-Service). Das bedeutet für Unternehmen maximale Flexibilität: SmartPath® wird individuell in Ihre bestehenden Rechnungs- und Buchhaltungssysteme integriert und erlaubt Ihnen maximale Datenhoheit. Auch sparen Sie sich aufwändige Schulungen, da Sie in Ihren bestehenden Systemen unkompliziert weiterarbeiten können. Updates, Wartung und Anpassungen erfolgen zentral und automatisch – Ihr System bleibt stets auf dem neuesten Stand und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Ein weiterer Vorteil: SmartPath® wird auf hochsicheren, eigenen Servern gehostet. So profitieren Unternehmen von maximaler Datensicherheit und können sich darauf verlassen, dass sensible Informationen wie Rechnungsdaten zuverlässig geschützt sind. Diese Architektur ermöglicht es, auch bei steigenden Transaktionsvolumina skalierbar zu bleiben und die Lösung nahtlos an wachsende Anforderungen anzupassen und bleiben stets DSGVO und nach GoBD konform.
Sie erhalten so eine zukunftssichere Plattform, die Ihnen den Aufwand für lokale Installationen abnimmt und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards bietet. Jetzt unverbindlich beraten lassen und mit SmartPath® Ihre Rechnungsprozesse effizient digitalisieren.
Strukturierte Daten statt statischer PDFs und Papier – Effizienz, Sicherheit und gesetzliche Konformität mit SmartPath®
Im Vergleich zu klassischen Papier- und einfachen PDF-Rechnungen bietet SmartPath® entscheidende Vorteile: Während ein PDF zwar wie eine Rechnung aussieht, erfüllt es nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Denn E-Rechnungen müssen strukturierte Daten enthalten, die eine automatische Verarbeitung im ERP-System ermöglichen – einfache PDFs tun das nicht.
Mit SmartPath® sind Sie jedoch doppelt flexibel: Die Plattform verarbeitet und versendet E-Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format und kann diese zusätzlich als PDF-Darstellung bereitstellen – für eine einfache Sichtprüfung oder den Versand an Partner, die noch keine E-Rechnungssysteme nutzen. So kombinieren Sie gesetzliche Konformität mit höchstem Bedienkomfort und sichern sich beschleunigte Prozesse, weniger Fehler und eine revisionssichere Archivierung.
Welche gesetzlichen Verpflichtungen bestehen?
Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland stufenweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Wichtig: Nur Formate, die eine automatisierte Weiterverarbeitung erlauben, gelten als echte E-Rechnung – einfache PDFs erfüllen diese Anforderungen nicht.
Für den Versand elektronischer Rechnungen gelten Übergangsfristen:
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 800.000 Euro (bezogen auf 2026) E-Rechnungen verpflichtend versenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dazu verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln.
Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den gesetzlichen Vorgaben und Fristen auseinandersetzen und ihre Prozesse rechtzeitig anpassen, um einen reibungslosen Übergang zur digitalen Rechnungsstellung sicherzustellen.
Digitale Rechnungsverarbeitung mit maximaler Flexibilität
Die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfordert anpassbare E-Rechnungs-Lösungen, die flexibel mitwachsen können. SmartPath® deckt mit seinen Modulen den kompletten E-Rechnungs-Workflow ab und unterstützt Unternehmen dabei, fristgerecht alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – von der Formatkonvertierung bis hin zum sicheren DSGVO und nach GoBD konformen Versand und Empfang.
Mit SmartPath® gestalten Sie Ihren gesamten Rechnungsworkflow effizienter, sicherer und rechtssicher. Die Plattform passt sich Ihren Anforderungen an, integriert sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme und erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften. Nach Bedarf können auch Ihre eigenen proprietären Rechnungsformate in das System integriert und in gängige Rechnungsformate nach Norm EN 16931 umgewandelt werden.
Informieren Sie sich jetzt über die Vorteile einer modernen digitalen Rechnungsverarbeitung und entdecken Sie, wie unsere E-Rechnung-Beratung Ihnen hilft, ZUGFeRD- und XRechnung-Standards rechtzeitig umzusetzen. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.
Beratung und Strategie
Gemeinsam gut beraten – CapeVision an Ihrer Seite!
Sie stehen ganz am Anfang und wissen noch nicht, welche Anforderungen auf Sie zukommen oder welche E-Rechnungs-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt? Kein Problem – bei CapeVision begleiten wir Sie mit einem klaren, verständlichen Beratungsansatz, der sich an Ihrer konkreten Situation orientiert. Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse, klären gesetzliche Vorgaben und zeigen Ihnen praxisnahe Wege auf, wie Sie rechtssicher, effizient und zukunftsfähig auf E-Rechnungen umstellen können.
So bereiten wir Sie bestens für die E-Rechnungspflicht vor und gestalten Ihre Buchhaltungsprozesse effizient, sicher und papierlos.
Detaillierte Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung, zur Anbindung über das Peppol-Netzwerk sowie zu den Formaten XRechnung und ZUGFeRD finden Sie auf unseren Themenseiten. Für individuelle Fragen und Anforderungen steht Ihnen außerdem unsere E-Rechnung-Beratung zur Verfügung.
Mehr Details? Werfen Sie einen Blick in unsere FAQ – hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um SmartPath®.
Sprechen Sie uns gerne an und lassen Sie sich unverbindlich beraten!
