Ab 2025: der Empfang der E-Rechnung wird in Deutschland zur Pflicht!

Effektives E-Invoicing: Nutzen Sie die einfache Lösung SmartPath® für Ihren elektronischen Rechnungsempfang.

E-Rechnung über alle Kanäle empfangen

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Eingangsmanagement, Validierung, Verifikation, Transformation

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Übergabe E-Rechnung an das ERP und/oder Buchungssystems des Rechnungsempfängers

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Empfangen Sie über alle Kanäle Ihre E-Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD, EDI oder als internationales Standardformat wie PEPPOL BIS Billing

Wir können alle strukturierten Datenformate verarbeiten, dabei werden alle Rechnungen automatisch von uns prozessual und inhaltlich validiert.

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Ihre AP-Prozesse bleiben wie immer - Keine Anpassung Ihrer Daten -Inputs nötig, unser Transformationsservice übernimmt das für Sie.

Ihre Rechnungen werden immer im gewünschten Zielformat rechtskonform an Ihr beliebiges System automatisch weitergeleitet. Die Rechnungsformate werden von uns stetig aktualisiert.

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Rechnungen können über verschiedene sichere Transportwege an Sie übergeben werden.

Unsere Services sind sicher nach ISO 27001, konform mit der DSGVO und nach GoBD. Unser Rechenzentrum befindet sich Deutschland.

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Zusätzliche Services wie die Visualisierung von XML-Daten als PDF, die Verifikation digitaler Signaturen oder die Archivierung von Dokumenten bieten Ihnen die Möglichkeit, alle Services aus einer Hand zu nutzen.

Was unsere Kunden über uns sagen

Ihre Vorteile mit SmartPath® – automatische Verarbeitung der E-Rechnung

Sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten

Mit einer Lösung alle Kanäle für den Rechnungsempfang nutzen

Alle E-Rechnungsformate möglich

Über 15 Jahren E-Invoicing Expertise

Konform mit der DSGVO und nach GoBD. Software Hosted in Germany

E-Data Integration in Ihre ERP- und Buchungssysteme

Modulare Services und Optionen genau nach Ihrem Bedarf

Immer akuelle Datenformate und Wartung inklusive

Die Kosten für die Verarbeitung der Eingangsrechnung können je nach verschiedenen Faktoren variieren, wie beispielsweise dem Umfang der Arbeit, der Komplexität der Rechnung, der Effizienz der Prozesse und den verwendeten Technologien.

Wichtige Kennzahlen bieten einen Rahmen der Bewertung:

  • Personalkosten
  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung inklusive Zeitbedarf bei Rückfragen und Suche
  • Technologiekosten
  • Schulungskosten
  • Materialkosten

Durch die Umstellung auf einen elektronischen Prozess und die Implementierung eines hohen Automatisierungsgrads in der Eingangsrechnungsbearbeitung besteht die Möglichkeit, diese Kosten signifikant zu reduzieren.

Wir möchten Sie bei der Digitalisierung unterstützen und Ihr Unternehmen auf eine Zukunft vorbereiten, wo der effiziente, sichere und rechtskonforme Datenaustausch ein wichtiger Baustein zur Gestaltung nachhaltiger Geschäftsprozesse sein wird.

Immer mehr Länder verpflichten B2G und B2B zur elektronischen Rechnung
Was ist Peppol?

Das Peppol-Netzwerk (“Pan-European Public Procurement OnLine“) ist ein elektronisches Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen und andere Dokumente in einem einheitlichen Format auszutauschen. Das Netzwerk wurde von der Europäischen Kommission und mehreren europäischen Ländern entwickelt und wird in vielen Ländern Europas und auch in einigen Ländern außerhalb Europas genutzt. Es ist darauf ausgelegt, den Handel zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem es sichere und zuverlässige elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen ermöglicht.

Bereits mehrere Unternehmen und öffentliche Institutionen in Ländern wie Luxemburg, Niederlande, Norwegen, Schweden, Finnland, Italien, Frankreich, Polen u.v.w. akzeptieren ausschließlich elektronische Rechnungen in bestimmten länderspezifischen Datenformaten. Über das Peppol-Netzwerk wird hier eine einfache Rechnungsstellung ermöglicht.

In Deutschland ist Peppol als Übertragungs-Netzwerk für die elektronische Rechnungsverarbeitung seit 2020 etabliert und der einfachste Kanal zur Rechnungsstellung an alle Unternehmen öffentlichen Rechts des Bundes. Die offizielle deutsche Peppol Authority ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der freien Hansestadt Bremen.

Das 4Corner Modell beschreibt den Versand- und Empfangsprozess, welches jedes transferierte elektronische Dokument über das Netzwerk durchläuft. Die zertifizierten Peppol Access Points (Punkt 2 und 3) bilden dabei die Gatekeeper und bündeln unter anderem Prüf- und Weiterleitungsprozesse sowie verpflichtende Rückmeldungen und steuerlich notwendige Quittierungen.

CapeVision ist seit 2020 offizieller, zertifizierter Peppol Access Point und bietet mit den SmartPath® Services und Optionen seinen Kunden eine einfache und kostengünstige Lösung für den nationalen und internationalen Rechnungsversand und/oder -empfang an.

Ab dem 01.01.2025: das Wachstumschancengesetz der aktuellen Bundesregierung beschreibt weitere Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen im B2B.
Was ist zu erwarten?

Gemäß aktuellen Plänen soll ab Jahr 2025 in Deutschland die Annahme elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sein.

Ab 1. Januar 2025 werden alle Unternehmen in der Lage sein müssen, eine elektronische Rechnung zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

Die Unternehmen haben hier die Möglichkeit, sich gemeinsam auf die Verwendung eines strukturierten elektronischen Formats zu einigen. Dabei ist entscheidend, dass die erforderlichen Informationen für die Umsatzsteuer später korrekt und vollständig extrahiert werden können und dem Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser kompatibel sind. Bereits etablierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD können hierzu genutzt werden. 

Die Rechnungsstellung in einem elektronischen Format erfolgt allerdings noch freiwillig. Die Übergangphase für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ist mit  2-4 Jahre ab 2025 festgeschrieben. Bis 2029 sollen dann alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe und Branche, ihre Prozesse für den Rechnungseingang und -ausgang umgestellt haben; die E-Rechnung wird für alle verpflichtend sein. 

Deutschland: Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Rechnungssender an öffentliche rechtliche Auftraggeber trat am 27. November 2020 in Kraft.
Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Der Standard wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung, XÖV) entwickelt.

 

  • Die XRechnung ist eine CIUS der EN16931 für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.
  • Als Syntax zulässig sind UN/CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B  (CII) oder ISO/IEC 19845 (UBL 2.1).
  • XRechnung gibt keinen spezifischen Übertragungsweg vor; dies ist vielmehr den Implementierungen der verschiedenen Verwaltungseinheiten überlassen.

Häufig gestellte Fragen zu SmartPath®

Was ist SmartPath?

SmartPath ist eine Lösung für den automatisierten Empfang, Verarbeitung und Versand von elektronischen Rechnungen, Gutschriften, Belegen, Storno und Korrekturen. Als SaaS (Software as a Service) -Lösung unterstützt Sie SmartPath ohne zusätzliche Installation von Software.

Wie funktioniert SmartPath?

Rechnungsdaten jeglicher Formate gelangen automatisiert über einen vereinbarten und sicheren Transportweg zu uns, werden geprüft und individuell verarbeitet und über unterschiedliche Transportwege zugestellt. SmartPath funktioniert dabei sowohl für den Versand als auch den Empfang von Daten.

Können nur Rechnungen mit SmartPath verarbeitet werden?

Nein. Der Großteil der Daten, die über SmartPath laufen, sind zwar Rechnungsdaten, aber SmartPath funktioniert prinzipiell mit jeder Form von strukturierten Daten.

Wie funktioniert die Integration?

Nach Einrichtung aller benötigten Schnittstellen der benötigten Services testen wir den vereinbarten Prozess im Rechnungseingang oder -ausgang mit Beispieldaten. Die Umstellung auf das Produktivsystem wird nach Freigabe mit den Beteiligten abgestimmt.

Wir lange dauert die Integration?

Aufgrund der hohen Standardisierung dauert die Integration von SmartPath inklusive des Austauschs von Testdaten in der Regel nur wenige Projekttage. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie dazu individuell.

Ab wie viel Rechnungen lohnt sich SmartPath für mein Unternehmen?

Ab bereits 500 Rechnungen pro Jahr im Ein- oder Ausgang lohnt sich SmartPath, um Kosten, Zeit und Ressourcen zu sparen.

Welche Rechnungsformate sind möglich?

Wir verarbeiten im Ein- und Ausgang jegliches strukturiertes Datenformat, z.B. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS Billing etc. auch individuelle, proprietäre Kundendatenformate sind möglich, sowie sämtliche Daten im IDOC-, XML-, JSON- oder EDI-Format. Zusätzlich bieten wir Optionen, PDF und sogar Papierrechnungen in strukturierte Daten zu verwandeln.

Sind meine Daten geschützt?

Wir nutzen eine hochmoderne Rechenzentrumstechnologie eines erfahrenen deutschen Rechenzentrumsbetreibers, der uns dedizierte Kapazitäten in Dresden zur Verfügung stellt. Dabei setzen wir keinerlei Hyperscale-Technologien ein. Sämtliche SmartPath Services sind konform mit der DSGVO und nach GoBD.

Für welches ERP – bzw. Buchungssystem kann ich SmartPath verwenden?

Als offene Konsolidierungsplattform im SaaS (Software as a Service) Modell kann SmartPath mit jedem System kommunizieren, das eine Schnittstelle für den Datenaustausch bietet. Neben Standardlösung wie für SAP bieten wir individuelle Lösungen für jedes System an. SmartPath wird dabei nicht in Ihr System integriert, sondern läuft unabhängig und wartungsfrei für Sie.

Wieviel kostet SmartPath?

Wir bieten eine faire Staffel, die sich nach dem Volumen der jährlich übertragenen Rechnungen sowie der genutzten Services richtet. So zahlen Sie nur für den Service, den Sie auch nutzen.  

Gerne beraten wir Sie dazu  → Fordern Sie jetzt Ihr individuelles Angebot an.

Wie dürfen wir Sie unterstützen?

Wir freuen uns über Ihre Nachricht!

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